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Le Blog du Studio des Solutions

17 Février 2021

Et si une analyse FileMaker vous aidait à réfléchir à vos méthodes de travail ?

FileMaker est le support de notre prestation mais en réalité nous sommes consultants pour améliorer des process : rationnaliser, accélérer, épurer les process... Nous sommes capable de proposer des solutions autres si cela est plus adapté...

Besoin d’analyser et de rationaliser vos méthodes ou process de travail ?

Vous venez d’embaucher un nouveau salarié, et à cette occasion, vous constatez que les méthodes de travail utilisées par le salarié qu’il remplace sont devenues au moins pour une part obsolètes.
Depuis trop longtemps, des habitudes ont été prises. Elles étaient justifiées il y a 5 ou 10 ans, aujourd’hui, elles constituent un réel handicap.
Des éléments nouveaux peuvent également remettre en cause une manière de faire. Par exemple, suite au confinement, certains de vos salariés souhaitent désormais adopter le télétravail au moins pendant une partie de leur emploi du temps. Vous savez que cela est possible, car vous l’avez fait sous la contrainte et sans avoir eu le temps de vous y préparer. Mais aujourd’hui, vous avez le recul et une première expérience : peut-être serait-il temps pour vous de réfléchir à le pérenniser et donc, à adapter vos process à cette nouvelle donne...

Des prestations FileMaker, mais pas que !


FileMaker Pro est un outil d’une souplesse et d’une puissance étonnantes pour créer des outils de travail strictement à votre mesure.
On peut parler dans son cas de « plasticité » tant il est possible d’adapter la solution développée pour vous à vos besoins. Ce d’autant plus que FileMaker est multisupport. Ainsi, depuis votre bureau, votre secrétaire note dans votre base FileMaker tous les appels téléphoniques et vous en trouvez instantanément le compte-rendu grâce à cette base partagée depuis FileMaker Server ou FileMaker Cloud. Elle envoie également des messages électroniques, et récupère ceux de vos clients ou prospects. Elle reste en lien avec vos collaborateurs sur le terrain qui, depuis leur iPad (ou leur iPhone) via FileMaker Go, saisissent les informations commerciales ou techniques de leurs prestations directement dans la base FileMaker...
En outre, depuis ses dernières versions, FileMaker sait, grâce aux API et à Claris Connect, communiquer avec les principaux logiciels que l’on trouve sur internet. Par exemple, vous pouvez facilement coupler FileMaker avec un auto-répondeur, c’est-à-dire un logiciel en ligne qui vous permet de faire vos campagnes d’emailing, de prendre des inscriptions sur vos sites et de répondre automatiquement même lorsque vous n’êtes pas devant votre écran... Ou encore, vous pouvez récupérer les données qui se trouvent dans votre boutique en ligne...
Et nous pourrions multiplier les exemples...
Développer de telles applications, le Studio des solutions sait le faire. C’est même le cœur de notre
métier ! Depuis des années, nous développons de nombreuses bases de données relationnelles (CRM) dans tous les domaines : commercial, technique, marketing... et nombreux sont les clients qui nous ont fait confiance (en citer quelques uns ?). Mais notre travail est loin d’être uniquement technique !

 

Partir non de la solution mais de la situation réelle

La tendance spontanée, lorsqu’on se trouve confronté à un problème ou à la nécessité d’effectuer des changements, est de très vite imaginer une solution.
Alors, peut-être avez-vous pensé spontanément à FileMaker lorsque vous avez constaté que les process pratiqués dans votre entreprise avaient tendance à être trop lourds !

Ce n’est pas en soi une mauvaise idée, car, comme je l’écrivais ci-dessus, FileMaker est suffisamment souple et puissant pour s’adapter à vous et à votre manière de faire. Mais pour que ce soit le cas, il faut déjà avoir déterminé à quoi et comment il doit s’adapter ;-)
Autrement dit, il faut connaître précisément votre besoin, c’est-à-dire votre situation actuelle et vers quoi vous voulez aller !


Une prestation qui fait la part belle à l’écoute et au dialogue

Le Studio des solutions n’est pas seulement le plombier – fort utile par ailleurs ;-) – mais le « thérapeute » de vos méthodes de travail.
En se mettant à votre écoute, en écoutant vos collaborateurs, en prenant connaissance des documents ou fichiers que vous lui communiquez pour l’aider dans sa tâche, il analyse d’abord la situation telle qu’elle se trouve. Vous lui faites part ensuite du résultat attendu, non dans la manière dont celui-ci doit être atteint mais dans ce qui doit être fait.
Prenons un exemple.
Actuellement, votre secrétaire, pour imprimer un courrier administratif postal, doit chercher dans la hiérarchie de son disque un ancien courrier similaire, l’ouvrir, l’enregistrer sous (afin de conserver le courrier originel) et le modifier.
L’objectif que vous vous fixez est :
- de lui éviter les double-saisies, les pertes de temps à rechercher un courrier plus ancien qui porte telle information. Il faut faire en sorte que par un simple choix de personne ou d’organisme, toute l’adresse déjà saisie une fois, vienne automatiquement renseigner le nouveau courrier vierge qu’elle est en train de rédiger...
-  d’éviter le risque d’écraser un courrier existant en oubliant de l’enregistrer sous.
-  d’archiver de manière fiable et facile à retrouver à n’importe quel moment le courrier – y compris dans dix ans – ainsi que les informations contenues et liées à ce courrier (par exemple, la date d’envoi, la réponse obtenue, etc.), de manière à conserver une traçabilité de ce qui s’est passé et pouvoir s’y reporter. Dans cet exemple très basique (il en existe d’autres, plus pertinents encore mais plus compliqués à expliquer en peu de mots), votre objectif n’est pas d’utiliser FileMaker, mais de mettre en place un outil et un process qui permettent à votre secrétaire de ne saisir qu’une seule fois les données, de les rechercher avec facilité et de ne jamais rien effacer par erreur...
Et par chance, effectivement, FileMaker est l’outil adapté, mais cela, c’est notre rôle à nous de vous le dire, comme c’est notre rôle également de vous conseiller un autre outil ou un outil complémentaire si FileMaker ne convient pas ou ne suffit pas...

Une analyse qui peut aller très loin dans le détail des process


Comme tout outil informatique qui se respecte, FileMaker ne connait que 0 et que 1 : vrai ou faux. Dit comme cela, cela peut faire peur.
Mais, rassurez-vous, inutile d’en savoir plus et de devenir informaticien pour comprendre les arcanes de l’analyse qui conduit au développement FileMaker ! En revanche, ce simple fait a une conséquence : impossible de construire une solution sur des « Peut-être », ou « Je ne sais pas » : le développement logiciel demande des réponses en « Oui » ou en « Non » !
Si je reprends l’exemple de l’impression de courriers administratifs, vous aurez peut-être à répondre à des questions fermées du type :

-  La secrétaire est-elle la seule à devoir imprimer des courriers administratifs ? Oui / Non. Si oui, peut-on automatiser la signature dans les courriers ? Oui / Non. Si oui, est-ce sa signature seule qui doit apparaître ? Sa signature avec p/o et le nom du dirigeant ?
-  Si elle est la seule à imprimer des courriers administratifs, elle seule doit pouvoir y avoir accès ? Oui / Non. Non, car il y a aussi le dirigeant. Donc on prévoit un espace réservé dans la base FileMaker, accessible uniquement à la secrétaire et au dirigeant...
-  Il existe plusieurs imprimantes dans l’entreprise. Est-ce que la secrétaire imprime toujours sur l’imprimante A ? Oui / Non. Si non, doit-on lui ouvrir une boite de dialogue qui lui propose le choix de l’imprimante, tout en définissant par défaut l’imprimante A ?
-  etc.

Dans l’exemple ci-dessus, je pousse le bouchon un peu loin car les choses se font de manière beaucoup plus fluide et moins tatillonne, surtout grâce à la méthode Agile qui, une fois encore, permet de s’adapter avec souplesse à votre besoin et à son évolution. Développés modules après modules (si votre logiciel est un peu conséquent), c’est au fil de l’eau et des conversations que l’analyse s’affine en même temps qu’elle devient routinière. En effet, ce qui fait le succès d’un process est qu’il est cohérent, c’est-à-dire que l’on procède toujours de la même manière pour les mêmes tâches. Par exemple, dans une base FileMaker, on présente toujours de la même manière et au même endroit les boutons de circulation pour naviguer d’un modèle à l’autre...

En conclusion : une opportunité de remettre à plat vos process en toute indépendance vis à vis de FileMaker...

FileMaker est le support habituel de nos prestations de développement logiciel. Mais nous sommes aussi et surtout consultants pour améliorer des process et les rationaliser, pour accélérer ou épurer des manières de faire devenues parfois trop lourdes ou inadaptées à de nouveaux besoin... C’est à nous de vous dire quel outil vous conviendra le mieux, indépendamment de FileMaker et cette liberté que nous avons à son égard, tout en l’appréciant à sa juste valeur, nous permet justement de vous donner le conseil le plus pertinent, sans arrière-pensée commerciale ou autre...

À vous donc d’en profiter !



Accompagnement

Le coaching est une prestation qui combine la formation à l'outil FileMaker Pro et la réalisation concrète de votre développement. Le but est d'acquérir de nouvelles compétences sur la plateforme FileMaker Pro tout en réalisant concrètement le logiciel, la procédure ou le module dont vous avez besoin. Vous apprenez en faisant !

Formation

Vous souhaitez démarrer un projet de développement pour votre structure ? Acquérir les bases de cette plateforme de développement ? Vous perfectionner ? Nous proposons des formations sur FileMaker Pro allant de l'initiation au perfectionnement. Afin de faciliter l’accès à la formation FileMaker, nous nous déplaçons dans toute la France

 

Solutions métiers

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